Optimiser l’élaboration du budget

Optimiser l’élaboration du budget

Lorsqu’on entend élaboration du budget et Excel, certaines personnes prennent peur… souvent par manque de compréhension et de sensibilité à la modélisation sur Excel.

Excel est un outil qui ouvre un champ de possibilités quasi infini au traitement de l’information, qu’elle soit financière, commerciale, logistique… Ici nous allons traiter du processus de collecte de données et de l’apport d’Excel dans le traitement de ce dernier.

Lorsque nous parlons de collecte de données, nous incluons évidement les processus budgétaires mais aussi tous les processus nécessitant de récupérer de l’information : objectifs commerciaux, enveloppe d’augmentations annuelles des salaires par service, plan d’actions…

 

Au final tout se termine dans Excel

Premier constat important, quelque soit votre outil budgétaire, la présentation finale de votre budget, aura été retravaillée, dans la grande majorité des cas, directement depuis Excel.

Ce travail sur Excel a souvent pour but d’intégrer des données complémentaires, des graphiques… Dès lors, pourquoi ne pas utiliser directement Excel ?

Voici les trois grandes étapes qui vont vous permettre de gagner en efficacité, de maîtriser vos coûts de déploiement en garantissant un niveau de service optimum :

  • une matrice structurée
  • duplication en autant de fichiers que d’entités
  • récupération et consolidation les budgets

 

Créer une matrice budgétaire dans un fichier Excel

La puissance d’Excel et sa plasticité permettent de créer des matrices budgétaires complexes, répondant à 100% des besoins de pilotage d’une activité tout en maîtrisant les coûts et le temps de développement.

Dans un premier temps, vous devez structurer efficacement votre fichier notamment en sécurisant les zones pouvant être modifiées par les utilisateurs, les zones de calculs et les zones de récupération… Il est important de bien structurer et documenter le fichier afin de garantir une excellente compréhension et prise en main de la part des utilisateurs finaux.

Trop de fichiers Excel sont déployés sans être suffisamment documentés et sécurisés ceci pouvant nuire à l’usage et à la phase de collecte. N’hésitez pas à ajouter un onglet explicatif du fonctionnement du fichier.

 

Dupliquer votre fichier en autant d’entités devant renseigner leur budget

En fonction de la complexité de la matrice de saisie vous pouvez soit créer manuellement les fichiers, soit les générer automatiquement via VBA*.

Par exemple si votre matrice “modèle” doit se connecter à une base de données pour récupérer des éléments (comptabilité, budget n-1…), il est opportun de penser à une automatisation via une routine VBA permettant de récupérer les données puis de créer les fichiers des entités voir de les envoyer directement part mail et de les stocker dans des répertoires spécifiques sur le réseau**.

*Visual Basic for Application autrement connue sous le nom simplificateur de “macro”

**Si vous disposez d’un serveur SharePoint, utilisez le pour gérer les droits d’accès en publiant les matrices budgétaires dans une bibliothèque, ceci permet de garantir la sécurité et la confidentialité des données !

 

Récupérer vos données !

L’étape qui vous semble peut-être la plus compliquée est celle-ci ?

En fait c’est très simple. Imaginons que l’étape précédente a conduit à la création de 250 matrices budgétaires. Ces dernières ont été déposées sur un serveur permettant de gérer les accès par fichiers.

Pour consolider les 250 fichiers, il suffit d’utiliser Power Query ! Vos fichiers ayant une structure homogène, il est possible via Power Query de récupérer des zones (par exemple des tableaux, un onglet de compte de résultat…) en quelques instants et sans programmation complexe.

 

Analyser vos données !

Pour l’analyse des données vous avez le choix !

Vous pouvez créer un tableau de bord directement depuis Excel via des formules, un tableau croisé dynamique, un modèle de données Power Pivot… ou vous pouvez aussi réaliser votre analyse via Power BI pour ensuite partager rapidement et simplement vos analyses budgétaires.

 

Vous avez terminé !

Nous avons évoqué ici une démarche volontairement simplificatrice mais vous avez compris qu’il est possible de simplifier, sécuriser et de gagner en efficacité opérationnelle en utilisant les bons outils que ce soit pour un processus budgétaire ou tout autre processus de collectes de données.

 

Vous rencontrez des problématiques de traitement de données ou d’optimisation de processus gérés sous Excel ? contactez nous !

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