Les 10 éléments à connaître sur Excel !

Etes vous Expert en Excel ?

Microsoft Excel est une application bureautique qui ouvre un champ de possibilités quasi illimité dans la conception et la réalisation de modélisations complexes : budget, reporting, tableaux de bord, analyse financière, stratégie d’investissement, contrats PPP

Le but de cet article est de vous présenter, les 10 éléments à connaître et maîtriser sur Excel de mon point de vue, pour devenir un expert sur Excel et augmenter vos capacités de modélisation !

 

1 – Formuler simplement avec plusieurs conditions

Vous avez des analyses à réaliser avec des imbrications de condition ? Par exemple, quel est le chiffre d’affaires du mois de mars pour la région centre ? Orientez-vous vers la formule ‘Somme.si.ens()’ qui permet une imbrication de conditions de manière simple et intuitive ! Il existe aussi des fonctions de type ‘Moyenne.si.ens()’ pour réaliser des moyennes complexes, ‘Nb.si.ens()’ pour compter le nombre d’occurrences avec plusieurs conditions…

 

2 – Gérer les erreurs dans un modèle Excel

Rien de plus énervant que de voir dans un fichier Excel des #/Div0, #/Valeur… Il existe une solution simple pour contourner ce problème ! utiliser la fonction ‘Sierreur()’ pour gérer les erreurs « normales » d’Excel et gagner en lisibilité !

 

3 – Supprimer rapidement les doublons d’une base

Vous récupérez l’extraction d’une balance comptable et vous souhaitez rapidement avoir une liste des comptes uniques ! Rien de plus simple, utiliser l’outil « Supprimer les doublons » dans le ruban « Données » et le tour est joué !

 

4 – Utiliser les noms pour simplifier la lecture des formules

La gestion des noms dans Excel est très intéressante lorsqu’on cherche à rendre lisible un travail de formulation avec des dépendances entre onglets. Elle permet de simplifier la lecture des formules et augmente sensiblement la vitesse de calcul. Ainsi, une personne extérieure au fichier pourra mieux comprendre ce qu’une formule cherche à calculer.

Par exemple, vous disposez d’un onglet avec des variables (taux de TVA, IS…) et vous utilisez ces éléments dans d’autres onglet ? Nommer les et vous gagnerez en lecture !

 

5 – Utiliser les tableaux

Les tableaux au sens Excel sont de formidables outils permettant : de simplifier la gestion des données « brutes », d’enrichir les éléments avec des colonnes calculées, et de s’ajuster automatiquement lors de l’ajout de lignes ! Une fois bien géré, vous n’avez plus de souci de plage à actualiser dans vos formules !

 

6 -Optimiser vos tableaux croisés dynamiques (TCD)

Enrichissez vos TcD avec des segments et des chronologies (filtres élaborés sur des dates, disponibles à partir d’Excel 2013) à la place de « simples » filtres. Ceci donne un aspect tableau de bord et vous permet de filtrer l’information efficacement en cliquant sur les éléments du segment !

Les chronologies dans Excel ressemble à ceci :

 

7 – Enrichissez vos analyses avec des Sparklines

Les sparklines sous Excel sont de mini graphiques qui tiennent dans une cellule (à ajuster). Ces derniers permettent notamment de réaliser des histogrammes et des courbes. Ils peuvent très bien servir pour expliquer rapidement la saisonnalité du chiffre d’affaires par exemple !

 

8 – Gérer des récupérations complexes avec Power Query

Simple et efficace. Power Query c’est l’ETL (Extract Transform and Load) de Microsoft (add-in sous Excel 2010, 2013 et natif depuis 2016). Il permet de gérer des récupérations de diverses sources d’information (csv, txt, sql, access…) et de les retraiter si besoin. Par exemple en agrégeant les données, en supprimant ou en ajoutant des éléments via des formules ! Le tout sans modifier la source de données et actualisable par la suite en un seul clic !

 

9 – Gérer plusieurs millions de lignes et différentes tables de données avec des relations : Power Pivot

Vous-êtes confronté à des analyses nécessitant la gestion de bases de données de plusieurs millions de lignes ? Vous avez l’impression d’être bloqué avec les capacités d’Excel ? Dans ce cas, il faut tout de suite vous diriger vers Microsoft Power Pivot (add-in sous Excel 2010 et natif selon la version pour 2013 et 2016). Cet outil vous permet de gérer des modèles d’analyse complexes, sans programmation et avec d’excellents temps de réponse pour ensuite les analyser simplement depuis un TCD.

 

10 – Automatiser avec VBA

Une fois que vous maîtrisez les 9 éléments, il ne vous reste plus qu’a automatiser tout ce qu’Excel ne fait pas naturellement grâce à VBA ! Ici, la seule limite sera votre imagination…

 

Voilà les 10 points qui font, selon moi, qu’une personne peut se targuer d’être un Expert sous Excel, évidemment il faut aussi connaître quelques formules et des techniques de modélisations pour être en mesure de répondre à toutes les problématiques ! Avec environ 50 formules (sur les plus de 400 existantes) vous êtes en mesure de résoudre 90% des problématiques traitées avec Excel.

N’hésitez pas à consulter les différents services présentés dans ce site, notamment les formations qui vous accompagnes sur ces sujets.

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